Czym jest feedforward?
Czym się różni od feedbacku?
Oryginał tego artykułu autorstwa konsultanta Westhill Mariusza Siechowicza pojawił się w czasopiśmie Focus
Feedback wciąż uważany jest za bardzo istotną technikę w procesie zarządzania. Obecnie jednak za znacznie skuteczniejszą uważa się taką informację zwrotną, która nie koncentruje się na przeszłości, ale na przyszłości
Gdybym znał tę metodę na początku swojej drogi zawodowej, uniknął bym wielu rozmów z pracownikami, podczas których czując się ocenia ni, szukali przede wszystkim wymówek i usprawiedliwień. Byłoby za to znacznie więcej w nich konstruktywnego poszukiwania rozwiązań, więcej dbania o prewencję: co możemy zrobić lepiej teraz, żeby w przyszłości niepożądane zdarzenia nie zaistniały. Tak byłoby, gdybym wcześniej znał metodę feedforward.
Dodaj feedforward do kultury feedback w organizacji
W firmach, które świadomie tworzą nowoczesną kulturę organizacyjną, od kilku lat dużo mówi się o budowaniu klimatu dużej otwartości na informację zwrotną. Jednym z zadań, które stawiają takie firmy przed menedżerami, jest właśnie świadome wzmacnianie kultury dzielenia się informacjami zwrotnymi.
Dlaczego feedforward działa?
Poczucie postępu w działaniach to dziś najsilniejszy z motywatorów, które napędzają ludzi do działania. Pracownicy chcą wiedzieć, jakie działania są oceniane jako pozytywne i przybliżają ich do wyznaczonego celu. Ma to duży wpływ na postęp w rozwoju zarówno firmy, jak i pracownika. Problem w tym, że nie każdy z nas lubi takie „prezenty”.
Czasami może to być kwestia formy, w jakiej informacja zwrotna jest udzielana. Dotyczy to zwłaszcza sytuacji, w których menedżerowie przekazują ją w taki sposób, że pracownicy czują się winni tego, że nie spełnili oczekiwań.
Feedforward nie skupia się na problemach, które już wystąpiły. Szuka rozwiązań, które mogą pomóc uniknąć problemów w przyszłości. Działa więc przy okazji prewencyjnie. Nie ocenia, a więc zmniejsza potrzebę bronienia się rozmówcy.
Feedforward infografika
Etapy feedforward
Jak zmienić sposób udzielania informacji zwrotnej z patrzenia wstecz na spoglądanie w przyszłość? Jak prowadzić rozmowę, aby rozmówca, zamiast na próbie obrony, skupił się na szukaniu rozwiązania? W tym celu należy wykonać cztery następujące kroki:
1. Krok pierwszy: nazwij zachowanie.
Nazwij to zachowanie, które chcesz zmienić. Robimy to podobnie jak w przypadku feedbacku, jednak trochę w inny sposób: patrząc do przodu.
2. Krok drugi: określ cel.
Nazwij pożądane zachowanie, które chcesz, aby twój rozmówca stosował.
3. Krok trzeci: wspólnie szukajcie rozwiązań.
Pomóż rozmówcy znaleźć rozwiązanie, które będzie skuteczne. Zapytaj o pomysły: co zrobić, żeby kolejna podobna sytuacja wyglądała lepiej? Jak uniknąć takiej sytuacji w przyszłości (jeśli jest niepożądana)? Możesz dorzucić do puli pomysłów również swoje propozycje.
4. Krok czwarty: zaplanuj wdrożenie.
Podziękuj rozmówcy i wspólnie zaplanujcie działania. Niech będzie dla niego jasne, co dokładnie ma zrobić. Łatwiej będzie wówczas sprawdzić skuteczność wdrożenia i zaplanować ewentualną korektę. Nie musisz trzymać się sztywno wyżej wymienionych kroków. Ważne jest to, abyś był skoncentrowany na przyszłości i na szukaniu konkretnych rozwiązań. Oto, jak wygląda to w praktyce:
Przykład rozmowy z zastosowaniem Feedforward
PRZYKŁAD 1
Feedback: Klient nie otrzymał raportu na czas – teraz jest rozczarowany, co może wpłynąć na pogorszenie naszych relacji. Dlaczego go nie przygotowałeś?
Feedforward: Kiedy wyślesz klientowi raport, którego termin oddania minął wczoraj? Chciałbym, żebyś lepiej dbał o dotrzymywanie zobowiązań wobec klientów. Jak zatroszczysz się o to, żeby w przyszłości otrzymywali raporty na czas? Dziękuję. Ustalmy szczegóły.
PRZYKŁAD 2
Feedback: Zaczynamy spotkanie, a ty nie masz danych, które mieliśmy analizować. Teraz będziemy ich szukać przez 10 minut i nie zdążymy omówić wszystkich tematów.
Feedforward: Zależy mi na tym, żeby każde spotkanie rozpoczynało się od analizy przygotowanych przez ciebie danych. Przygotuj je szybko, a ja w tym czasie odpiszę na maila. Na kolejne spotkania proszę, żebyś miał przygotowane wcześniej niezbędne dane. Ważne jest, żebyśmy na spotkaniach mieli wystarczająco dużo czasu
na wszystkie tematy.
PRZYKŁAD 3
Feedback: Przesyłka, którą wysłałeś do klienta, została
spakowana błędnie. Efektem jest to, że klient nie otrzymał na czas potrzebnej części, co opóźniło produkcję. Co się stało?
Feedforward: Chcę, żebyś bardzo uważnie sprawdzał przesyłki przed nadaniem. Być może warto, żeby ważne paczki przejrzała druga osoba? Co o tym myślisz? Jakie masz inne propozycje?
Podsumowanie
Feedforward kieruje energię managera na działanie DO PRZODU, na przyszłość, jest więc znacznie skuteczniejszą formą budowania relacji z pracownikiem. To narzędzie jest standardem, który rozwijamy w ramach Akademii Managera oraz w Programach Talentowych