Onboarding pracownika

Spis treści

1. Co to jest onboarding, proces wdrożenia nowej osoby?
2. Czy onboarding się firmie opłaca?
3. Gotowy kalkulator – business case procesu wdrożenia.
4. Przykład 1 procesu wdrażania nowych pracowników: Od kandydata do Bankiera Kompletnego: case study grywalizacji onboardingu w Alior Bank
5. Przykład 2: Obejrzyj nagranie: case firmy logistycznej DB Schenker.
6. Przykład 3: Zobacz case study zgrywalizowanego onboardingu w PKP
7. Co daje zastosowanie gamifikacji w onboardingu?
8. Kwartet wdrożeniowy: Nowy Pracownik – Szef – opiekun – HR
9. Onboarding jako gra?
   • Level 0 – poziom dostępny dla każdego, funkcja EB
   • Rekrutacja
   • Pierwszy dzień pracy
   • Pierwsze dwa tygodnie pracy
   • Kolejne tygodnie
10. Witaj w firmie, i co dalej? Czyli dlaczego warto wdrażać w formie uporządkowanej?
    • Potrzebujemy samodzielnych, ale i dobrze wdrożonych! Dlaczego?
    • Jak przygotować proces onboarding pracownika krok po kroku
11. Czy pracownik wdroży się sam?
12. Film pokazujący model PEAK jak prowadzić różnych pracowników do tego samego celu.
    • Onboarding buduje lojalność pracownika
13. Jak zapewnić EPICKIE doświadczenie pierwszego dnia dla pracownika?
    • Typowe problemy przy wdrażaniu nowych pracowników.
    • (Po)pamiętasz swój pierwszy dzień w pracy?
14. Jak przygotować w onboarding kontent welcome pack z wiedzą o firmie?
15. Materiały, które mogą wspierać nowe osoby w Twojej firmie: microlearningowe pigułki wiedzy.

Co to jest onboarding, proces wdrożenia nowej osoby?

Onboarding jest uporządkowanym, zaplanowanym i przygotowanym wcześniej procesem wdrożenia pracownika do firmy. Angażuje najczęściej tzw. „kwartet wdrożeniowy”, czyli SZEFA, OPIEKUNA, przedstawiciela HR i oczywiście samego NOWEGO pracownika. W zależności od stanowiska może trwać kilka dni lub kilka miesięcy.

Czy warto się troszczyć o ten etap życia pracownika w organizacji? Jedno jest pewne: każdy z nas pamięta swój pierwszy dzień pracy. Od jakości tego procesu wiele zależy. Jednak czy po trudach rekrutacji wystarcza nam zwykle energii na dobre wdrożenie?

Istnieją dwa sposoby wdrażania pracownika: pomóc mu w pierwszym etapie jego pracy lub wrzucić go na głęboką wodę. Jeśli się utopi, wszyscy tracą: firma – czas i pieniądze na rekrutację, pracownik – wiarę we własne siły i dobrą opinię o pracodawcy. Jeśli się uratuje sam – pozostanie w firmie, jednak… Jedyną osobą, której – w jego opinii – powinien okazać wdzięczność, będzie on sam.

Czy onboarding się firmie opłaca?

Kalkulator to narzędzie, które pomaga sobie i zarządowi uświadomić jakie wymierne oszczędności przyniesie zoptymalizowanie tego procesu. Dlatego w naszych wdrożeniach znajdziesz przykłady gamifikacji procesu onboardingu w firmach: produkcyjnych, logistycznych, z branży finansowej i RATAIL.

Kalkulator odpowiada na pytania, ile kosztuje utrzymywanie niedoskonałego, obecnego procesu. Chcemy utrzymać dobrych ludzi i widzimy, jak rośnie poziomu skomplikowania i standaryzacji pracy. Dobrze zoptymalizowany, wsparty gamifikacją program wdrażania pracowników przyniesie policzalne oszczędności.

Tutaj znajdziesz gotowy kalkulator – business case procesu wdrożenia.

Przykład 1 procesu wdrażania nowych pracowników: Od kandydata do Bankiera Kompletnego: case study grywalizacji onboardingu w Alior Bank

Przykład 2: Obejrzyj nagranie: case firmy logistycznej DB Schenker:

Przykład 3: Zobacz case study zgrywalizowanego onboardingu w PKP:

Co daje zastosowanie gamifikacji w onboardingu?

• Pracownicy są wdrażani w sposób sprawny i uporządkowany, poprzez checklisty on-line.
• Chcemy, by najszybciej poczuli się pewnie w pracy. To przekłada się na ich efektywność i wiarygodność w oczach Klienta zewnętrznego i wewnętrznego.
• Poczuli się silnie związani z firmą, która zapewniła im wsparcie wtedy, kiedy najbardziej tego potrzebowali, czyli na początku.
• Zaczynamy od opisu pierwszego dnia w pracy – powitanie, pierwsze kroki w firmie.
• Poprzez przygotowanie dedykowaną platformę e-learning z fabułą i gamifikacją pomagamy zrozumieć kontekst biznesowy działania firmy.
• Przygotowujemy menedżerów do bycia mentorem/coachem, który zapewnia stałe wsparcie w rozwoju.
• Wspieramy w przygotowaniu materiałów online WITAJ W FIRMIE, pomocnych nowemu pracownikowi.
• Przygotowujemy kwartet wdrożeniowy do wspierania Nowego Pracownika.

Kwartet wdrożeniowy: Nowy Pracownik – Szef – opiekun – HR

Kto jest odpowiedzialny za dobry proces onboardingu? Wyróżniamy 4 główne role:

• NOWY PRACOWNIK, co oczywiste, jest elementem tego kwartetu. Ważne, by wiedział, jaki poziom aktywności jest od niego oczekiwany i miał jasny plan działań. Idealnie sprawdzają się u niego checklisty / zadania ułożone w jasny ciąg – progres.
• SZEF: jest świadomy, kto aktualnie  jest nowych pracownikiem (oczywiste, ale jednak…). Zna, rozumie, wspiera proces i oczekuje postępu od nowego pracownika. Jest intensywnie obecny na początku: wita, ma przygotowane Expose Szefa, zna potencja i silne strony tej osoby. Jedną z funkcji dla przełożonego może być Panel Szefa, o którym piszemy poniżej w tym artykule.
• OPIEKUN – BUDDY – kumpel, który mniej formalnie, ale w sposób stały wspiera Nowego pracownika. Dobrze, by znał zasady peer-to-peer coachingu i / lub mentoringu (to rola HR by te umiejętności mu przekazać).
• HR – TRENERZY WEWNĘTRZNY – wspierają proces, pomagają wszystkim pozostałym członkom Kwartetu. Trener wewnętrzny może przejąć fragmenty wdrożeniowe (prowadzić szkolenia typu induction). Wspiera w tematach organizacyjnych. Może zorganizować i uczestniczyć np. w egzaminie końcowym. Ale odpowiedzialności od pozostałych ról przejąć nie powinien!

Onboarding jako gra?

Tak, to możliwe, ten proces świetnie się do tego nadaje, bo jest liniowy i z zasady ograniczony w czasie. Zobacz przykładowy plan takiego zgamifikowanego procesu:

Level 0 – poziom dostępny dla każdego, funkcja EB

Najwięcej gier obecnie wykorzystywanych w rekrutacji (np. na portalach społecznościowych) posiada tę funkcjonalność. Koniecznie zobacz case study KGHM. Dotyczy tego właśnie Level 0.

Kandydat poznaje potencjalnego pracodawcę. Realizując zadania i testy, zbiera punkty, które będzie mógł wykorzystać w dalszych etapach również po zatrudnieniu.

Rekrutacja

Jeśli dana osoba nie korzystała jeszcze z gry, jest do niej zaproszona. Otrzymuje pierwsze zadania: QUEST – idź i znajdź, testy wiedzy – trzy pytania, a następnie misję specjalną (np. ma za zadanie odnaleźć produkty Waszej firmy na półce sklepowej, w Internecie i dokonać porównania cenowego z ofertą konkurencji).

Wykonuje również testy i zadania, które mogą być brane pod uwagę w ocenie przydatności kandydata do pracy. Jeśli już grał w grę na poziomie LEVEL 0, otrzymuje bonus i dostęp do poziomu – WIEDZA O FIRMIE.

Koniecznie zobacz case study DELOITTE – zastosowanie grywalizacji w rekrutacji.

Pierwszy dzień pracy

Grający ciągle zbiera punkty, wchodzi na kolejny LEVEL 2, odsłaniają się przed nim dalsze misje i zadania, np. misja podróży do innych miejsc firmy (fabryka itp.). Plan (wizualizacja) zadań i kolejnych poziomów jest dla niego wizualizacją jego wdrożenia. Widzi, co go czeka.

Otrzymuje dostęp do LEADERBOARD, poznaje inne wdrażające się osoby. Otrzymuje mapę biura. Zdobywa PREZENT.

Pierwsze dwa tygodnie pracy

Dla grającego otwiera się tablica: kluczowe umiejętności i dodatkowe „skille” (technika KLUCZA, który może mieć formę kodu pobranego na szkoleniach lub otrzymanego od przedstawiciela działu HR).

1. Dowiaduje się, kiedy odbędzie się spotkanie w innych miejscach w firmie. Aby móc spotkać się np. ze sprzedawcami, musi odblokować tę możliwość przez skończenie kursu e-learningowego STANDARDY OBSŁUGI KLIENTA.

2. Wypełnia firmowy test np. dotyczący bezpieczeństwa danych.

3. Wspólne wyjście na lunch z zespołem (możliwość zdobycia vouchera w grze).

4. Gracz realizuje w grze dostępne firmowe e-learningi (których zaliczenie otwiera nowe możliwości, także w grze).

Kolejne tygodnie

Funkcja czatu z mentorem, zadania wspólne (np. z innymi wdrażanymi, ze współpracownikami), bonusy, zadania fakultatywne.

ZAKOŃCZENIE – Efektowne zakończenie, egzamin, certyfkat ukończenia programu wdrożenia.

Witaj w firmie, i co dalej? Czyli dlaczego warto wdrażać w formie uporządkowanej?

Lojalność pracownika do firmy będzie wprost proporcjonalna do pomocy, jaką uzyskał na początku. Najlepszym momentem na uzyskanie tej lojalności jest właśnie etap wdrożenia.

Temat wdrażania jest ważny zarówno dla nowego pracownika, jak i dla osoby odpowiedzialnej za niego. Z perspektywy osoby rozpoczynającej karierę warto do swojej „narzędziowni” szukającego pracy dodać pytanie: „Jeśli dwie strony zdecydują się na współpracę, jak będzie wyglądać mój proces wdrażania w Państwa firmie?”.

Z perspektywy działu HR warto przygotować na to pytanie odpowiedź. Znalezienie odpowiedniego pracownika w procesie rekrutacji i selekcji bywa tak wyczerpujące, że czasami brakuje już energii na to, co dzieje się po dniu „W”. A właśnie wtedy można dużo stracić i dużo zyskać!

Potrzebujemy samodzielnych, ale i dobrze wdrożonych! Dlaczego?

Nawet jeśli poszukujemy osoby samodzielnej (a może właśnie wtedy, gdy poszukujemy osoby samodzielnej), to realna pomoc na początku i uporządkowana ścieżka wdrożenia pozwoli jej szybciej być samodzielnym.

Jak przygotować proces onboarding pracownika krok po kroku

Jak wdrożyć nowego pracownika? Jeśli planujemy projekt Wdrożenie, możemy za cel postawić sobie zarówno odświeżenie i usprawnienie dotychczasowych standardów, jak i stworzenie (zebranie) nowych. W obu tych sytuacjach warto rozpocząć od analizy stanu obecnego. Warto zastosować dwa narzędzia: zebranie opinii pracowników ze stażem trzy, dziewięć miesięcy i analizę sytuacji metodą Rybich Ości. Postawy i przekonania

Najciekawsze tradycyjnie są przyczyny ludzkie, choć istnieje ryzyko podejścia narzędziowego: „prawidłowe wdrożenie to sprawne zamawianie sprzętu”. Oczywiście prawidłowe wdrożenie to także sprawne dostarczenie sprzętu, jednak „rafy i mielizny” często związane są z poglądami i postawami.

Szukamy ludzi doświadczonych i samodzielnych, którzy od razu wiedzą, że trzeba liczyć na siebie. Nawet osoba doświadczona, im szybciej pozna specyfikę nowego pracodawcy, tym szybciej będzie sama wdrażać swoje unikatowe pomysły. Przykładowo grywalizacja zamienia proces onboardingu w ciekawą przygodę:

Czy pracownik wdroży się sam?

Dobry człowiek da sobie radę! Być może tak, być może nie. W obu tych sytuacjach tracimy więcej, niż moglibyśmy zyskać. Niech się wdroży sam. Rachunek zysków i strat odpowiada na to pytanie.

Lepiej mieć pracownika, który w pierwszym miesiącu pracuje na 30 proc. swoich możliwości, bo się wdraża, a część „%” własnej efektywności poświęca mu otoczenie w firmie. Jednak w kolejnych miesiącach pracuje już na (prawie) 100 proc.

Gorzej mieć takiego, który przez pierwsze sześć miesięcy pracuje na 60 proc., frustrując się i wyważając otwarte drzwi. W firmie jest atmosfera współpracy. Na pewno. jeśli poprosi o pomoc, to ją otrzyma. Czy na pewno zapyta? Jeśli zabraknie sygnału: jestem Twoim opiekunem, mentorem i powinieneś mi zadawać pytania (po to jestem), jesteśmy przekonani, że większość pytań, które powinny paść– nie padną.

Tak jakoś się utarło, że bardziej cenimy osoby, które szybko znajdą „sprytne” odpowiedzi, niż takie, które zadają wnikliwe pytania. Po to tyle energii włożyliśmy w rekrutację, by zatrudnić już osoby o idealnie pasującym profilu.

Jedną z form zaangażowania szefa we wsparcie nowego pracownika jest Panel szefa. Dzięki niemu przełożony ma podgląd pod postęp osoby w procesie onboardingu. Może go wspierać, np. poprzez spersonalizowane informacje zwrotne:

Zobacz film pokazujący model PEAK jak prowadzić różnych pracowników do tego samego celu:

Onboarding buduje lojalność pracownika

Bolesnym sygnałem dla każdego pracodawcy jest zdanie: „Ok., teraz, po tych pierwszych trzech miesiącach już wiem, jacy jesteście, więc świadomie nie chcę dalej u Was pracować!”. Trudno w to uwierzyć, że ktoś tak zareaguje?

Być może, jednak, jeśli już założymy, że ktoś to mógłby powiedzieć, to bardziej osoba o idealnym profilu! Tak zwanemu firmowemu rezydentowi nie zależy aż tak na efektywnym wdrożeniu. Jest to przecież idealna wymówka: „Jeśli by im zależało na mojej efektywności, od początku by mnie przygotowywali…”.

Jeśli zakończyliśmy etap analizy, wiemy już, z jaką sytuacją mamy do czynienia i gdzie zmiana przyniesie najlepszy skutek. Czasem zdarza się, że może wystąpić efekt tzw. opiłek metalu. Zjawisko to występuje w projektach, które dotyczą istotnych zjawisk w organizacji.

Jeśli dotkniemy takiego obszaru z hasłem „zmieniamy i naprawiamy” na sztandarze, bardzo szybko, jak opiłki do magnesu, zaczniemy przyciągać inne problemy. Będą one faktycznie lub pozornie związane z kwestią (na przykład) wdrażania. Często jednak będą związane jedynie czasowo.

Każdy z nich przedstawia realny problem, jednak nie można go zazwyczaj w pełni rozwiązać, jedynie porządkując wdrażanie.

Jak zapewnić EPICKIE doświadczenie pierwszego dnia dla pracownika? Zobacz film:

Typowe problemy przy wdrażaniu nowych pracowników:

Bezpieczeństwo – nowe osoby wolno uczą się procedur bezpieczeństwa (np. informacji), menedżerowie nie pilnują tego. Prawdopodobny inny problem źródłowy: ogólna niechęć, niezrozumienie procedur bezpieczeństwa w firmie (skoro przełożeni nie dają temu tematowi wystarczających priorytetów). Zespół – nowe osoby skarżą się, że nikt nie chce im pomóc. Prawdopodobny inny problem źródłowy: brak kultury współpracy

Przywództwo – menedżerowie nie mają czasu, by go poświęcać nowym pracownikom. Prawdopodobny inny problem źródłowy: menedżerowie nie mają czasu zarówno dla nowych, jak i dla reszty pracowników.

IT – trudno się doprosić o laptop, telefon lub dostęp do ważnego programu. Prawdopodobny inny problem źródłowy: dział IT nie rozumie swojej usługowej funkcji, jest przeciążony.

Presja na efektywność – wszyscy oczekują od nowego, by od razu był w pełni gotowy do pracy. Prawdopodobny inny problem źródłowy: ogólne przeciążenie w firmie, rekrutacja wyłącznie w „gorącym” okresie.

Procedury – nowe osoby narzekają, że firma ma zbyt wiele skostniałych procedur. Prawdopodobny inny problem źródłowy: firma przechodzi kryzys biurokracji, widzą to osoby ze świeżym spojrzeniem, a nie dostrzegają tego osoby pracujące dłużej.

Innowacyjność: nowe osoby mają wiele kreatywnych pomysłów, jednak nie ma pomysłu, jak je wdrożyć. Prawdopodobny inny problem źródłowy: firma nie ma systemu zbierania pomysłów.

(Po)pamiętasz swój pierwszy dzień w pracy?

Należy pamiętać, że firmy, które posiadają standardy wdrożenia, są postrzegane jako dojrzałe, profesjonalne, przyjazne, uporządkowane. Możemy wiele dni z pracy zapomnieć (nawet – chcieć zapomnieć…), jednak każdy z nas pamięta swój pierwszy dzień w pracy!

Jak przygotować w onboarding kontent welcome pack z wiedzą o firmie?

Tak podeszło do procesu CCC, zobacz case study:

Zobacz inspiracje:

Zobacz materiały, które mogą wspierać nowe osoby w Twojej firmie: microlearningowe pigułki wiedzy. Zapisz się na newsletter by od razu otrzymać dostęp do 20 takich porcji kontentu: